Confidentialité
Version en vigueur au 9 septembre 2026
1. Objet
La présente politique décrit la manière dont Olyna traite les données personnelles dans le cadre de son site, de la gestion de ses prospects et clients et de la fourniture de son service d’assistant vocal fondé sur l’intelligence artificielle.
2. Rôles au regard du RGPD
Olyna en qualité de responsable de traitement
Olyna agit en qualité de responsable de traitement lorsqu’elle détermine elle-même les finalités et moyens du traitement, notamment pour :
- la gestion du site ;
- la gestion des demandes de contact et démonstrations ;
- la création et l’administration des comptes clients ;
- la gestion de la relation commerciale ;
- la facturation et la comptabilité ;
- la sécurité de ses services ;
- la prévention des fraudes et abus ;
- la prospection commerciale B2B, lorsqu’elle est mise en œuvre.
Olyna en qualité de sous-traitant
Lorsqu’Olyna traite, pour le compte d’un Client, les données relatives aux personnes qui appellent l’assistant vocal du Client, le Client est en principe responsable du traitement et Olyna intervient en qualité de sous-traitant au sens du RGPD.
Ces traitements sont encadrés par un accord de traitement des données conforme à l’article 28 du RGPD conclu entre Olyna et le Client.
Olyna traite alors les données uniquement sur instruction documentée du Client, sous réserve des traitements qu’elle doit réaliser pour respecter ses propres obligations légales ou assurer la sécurité de ses services.
3. Données susceptibles d’être traitées
Selon les services utilisés, Olyna peut notamment traiter :
Données relatives aux prospects et clients
- nom et prénom ;
- fonction ;
- entreprise ;
- adresse email professionnelle ;
- numéro de téléphone professionnel ;
- informations de connexion et de compte ;
- informations relatives à l’abonnement et à l’utilisation du service ;
- demandes adressées au support ;
- données de facturation et de paiement, à l’exclusion des données bancaires directement traitées par le prestataire de paiement lorsqu’un tel prestataire est utilisé.
Données relatives aux appels
Selon la configuration choisie par le Client :
- numéro de téléphone de l’appelant ;
- date et heure de l’appel ;
- durée de l’appel ;
- contenu de la conversation ;
- transcription ;
- résumé de l’appel ;
- informations communiquées volontairement par l’appelant ;
- données techniques nécessaires au fonctionnement du service.
L’assistant n’a pas vocation à collecter des données sensibles ou des informations qui ne sont pas nécessaires au traitement de la demande.
Le Client s’engage à configurer son assistant afin de limiter la collecte aux informations pertinentes pour son activité.
4. Finalités et bases juridiques
Olyna traite les données relevant de sa responsabilité notamment sur les fondements suivants :
Exécution du contrat ou mesures précontractuelles : création du compte, fourniture du service, abonnement, support et gestion de la relation client.
Obligations légales : comptabilité, facturation et obligations fiscales.
Intérêt légitime d’Olyna : sécurité du service, prévention des abus et fraudes, amélioration de la stabilité technique et, lorsque les conditions légales sont réunies, prospection commerciale B2B.
Consentement : dépôt ou lecture de cookies et traceurs non strictement nécessaires lorsque le consentement est requis.
Pour les traitements effectués par Olyna en qualité de sous-traitant dans le cadre des appels, la détermination de la base juridique relève du Client responsable du traitement.
5. Intelligence artificielle
Les données issues des appels sont utilisées afin de fournir le service demandé : compréhension de la demande, génération d’une réponse, transcription, résumé et transmission au Client selon la configuration choisie.
Olyna n’utilise pas les contenus des appels pour entraîner ses propres modèles d’intelligence artificielle destinés à un usage général ou à des finalités publicitaires.
Olyna sélectionne et configure ses prestataires afin de limiter la réutilisation des données dans la mesure permise par les services concernés.
6. Destinataires et sous-traitants
Les données sont accessibles uniquement :
- aux personnes autorisées au sein d’Olyna qui en ont besoin dans le cadre de leurs fonctions ;
- au Client concerné ;
- aux prestataires techniques nécessaires à la fourniture du service.
Selon la configuration utilisée, ces prestataires peuvent notamment assurer :
- l’hébergement ;
- la téléphonie ;
- l’orchestration de l’assistant vocal ;
- la reconnaissance vocale ;
- la synthèse vocale ;
- le traitement par modèle d’intelligence artificielle ;
- le stockage ;
- l’envoi d’emails ou notifications ;
- le paiement ;
- la supervision et la sécurité.
Olyna tient à jour une liste de ses principaux sous-traitants et sous-traitants ultérieurs, disponible à l’adresse [URL /sous-traitants].
7. Localisation et transferts internationaux
Olyna privilégie, lorsque cela est techniquement et commercialement possible, des infrastructures et régions de traitement situées dans l’Espace économique européen.
Certains prestataires peuvent toutefois traiter ou rendre accessibles certaines données depuis des pays situés en dehors de l’Espace économique européen.
Lorsque la réglementation l’exige, ces transferts reposent sur un mécanisme reconnu par le RGPD, tel qu’une décision d’adéquation ou les clauses contractuelles types de la Commission européenne, complétées lorsque nécessaire par des mesures supplémentaires et une analyse des conditions du transfert.
Olyna ne garantit donc une résidence exclusivement européenne des données que lorsque cette caractéristique est expressément prévue dans l’offre ou le contrat souscrit par le Client.
8. Durées de conservation
Les données sont conservées uniquement pendant la durée nécessaire à leur finalité.
À titre principal :
- données de compte : pendant la durée de la relation contractuelle puis pendant la durée nécessaire à la défense des droits d’Olyna ;
- pièces comptables et factures : 10 ans conformément aux obligations applicables ;
- données de prospects : [3 ans] à compter du dernier contact, sauf opposition ou obligation différente ;
- journaux techniques et de sécurité : [● mois] ;
- enregistrements audio : [● jours] lorsqu’ils sont activés ;
- transcriptions : [● jours/mois] ;
- résumés d’appels : selon la durée configurée par le Client, dans la limite de [●].
Le Client peut choisir des durées plus courtes lorsque la configuration du service le permet.
Les données traitées par Olyna en qualité de sous-traitant sont supprimées ou restituées conformément aux instructions du Client et à l’accord de traitement des données applicable.
9. Sécurité
Olyna met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées aux risques, comprenant notamment, selon les traitements concernés :
- chiffrement des communications en transit ;
- contrôle des accès ;
- authentification et gestion des habilitations ;
- journalisation des événements de sécurité ;
- sauvegardes et procédures de restauration ;
- limitation de l’accès aux données aux seules personnes autorisées ;
- mesures de prévention et de détection des incidents.
Aucun système informatique ne pouvant garantir une sécurité absolue, Olyna adapte régulièrement ses mesures au regard des risques et de l’état de l’art.
10. Droits des personnes
Selon le traitement concerné et sous réserve des conditions prévues par la réglementation, les personnes disposent notamment d’un droit :
- d’accès ;
- de rectification ;
- d’effacement ;
- de limitation ;
- d’opposition ;
- à la portabilité ;
- au retrait de leur consentement lorsque le traitement repose sur celui-ci.
Pour les traitements dont Olyna est responsable, les demandes peuvent être adressées à : contact@olyna.fr
Lorsqu’une demande concerne les données d’un appel traité pour le compte d’un Client, Olyna pourra transmettre la demande au Client concerné, responsable du traitement, et l’assister dans son traitement.
Une réclamation peut également être introduite auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL).
11. Modifications
La présente politique peut être mise à jour afin de tenir compte de l’évolution du service, de nos prestataires ou de la réglementation.
La date de la dernière mise à jour est indiquée en tête du document.